Sơ đồ phòng nhân sự công ty và những điều cần biết bộ phận hành chính nhân sự

Phòng nhân sự của công ty luôn giữ nhiệm vụ và chức năng quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Sơ đồ phòng nhân sự cũng phải được tổ chức hợp lý mới có thể đảm bảo tuyển dụng đúng người, sắp xếp đúng chỗ và quản lý, đào tạo mang lại hiệu quả, năng suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vậy sơ đồ phòng nhân sự công ty như thế nào? Chức năng nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự ra sao? Trong bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn vấn đề này.

1. Sơ đồ tổ chức phòng hành chính nhân sự và mô tả công việc

Hành chính nhân sự được biết đến là bộ phận quyết định trực tiếp đến số lượng và chất lượng nhân sự của công ty. Không chỉ vậy, phòng hành chính nhân sự còn là nơi lắng nghe tâm tư, nguyện vọng, khó khăn của nhân viên, giải quyết những bức xúc,…Của nhân viên. Vậy công việc của các thành viên trong phòng hành chính nhân sự là gì? Ai là người có quyền lực cao nhất trong phòng hành chính nhân sự của công ty?

Nhìn chung thì phòng nhân sự sẽ bao gồm cấp quản lý và cấp nhân viên. Sơ đồ phòng hành chính nhân sự sẽ được tổ chức như sau: Ban giám đốc – Trường phòng hành chính nhân sự – Chấp nhân viên (Thư ký nhân sự, trợ lý nhân sự, nhân viên bảo vệ,…). Mỗi vị trí trong phòng hành chính nhân sự sẽ có những chức năng, nhiệm vụ  khác nhau. Nhưng điểm chung vẫn là công tác tuyển dụng và đảm bảo lợi ích cho nhân viên trong công ty.

2. Chức năng của bộ máy hành chính nhân sự

Tổ chức phòng hành chính nhân sự của mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có sự khác nhau. Tổ chức hợp lý, hoàn chỉnh sẽ mang đến cho doanh nghiệp sự thống nhất trong bộ máy hành chính. Từ các phòng ban, nhân viên từ đó giúp công việc được thực hiện suôn sẻ và mang đến lợi ích cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, có thể thấy phòng hành chính nhân sự sẽ có những chức năng, nhiệm vụ quan trọng như: 

Tuyển dụng đúng người đúng vị trí, đúng công việc

Với các nhà tuyển dụng nhân sự thì việc tìm được những ứng viên chất lượng, phù hợp vị trí và có được số lượng ứng viên đáp ứng nhu cầu công việc là điều cực kỳ quan trọng. Nhà tuyển dụng hiểu rõ vai trò của đội ngũ nhân sự đối với sự phát triển chung của công ty. Chính vì thế, họ luôn chú trọng vào khâu tuyển dụng từ đăng thông tin tuyển, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn, thử việc,…

Quá trình tuyển dụng vô cùng khắt khe với những kế hoạch chi tiết nhằm đảm bảo không bỏ lỡ những ứng viên sáng giá nhất. Có thể nói phòng hành chính nhân sự là bộ phận đảm nhận công việc “săn” nhân tài cho doanh nghiệp. Thông qua những buổi phỏng vấn từ sơ bộ cho đến chi tiết và quá trình thử việc được theo dõi sát sao thì nhà tuyển dụng mới đưa ra quyết định và chọn được nhân tài sáng giá đáp ứng tốt yêu cầu công việc.

Đảm bảo môi trường làm việc cho nhân viên

Đối với người lao động thì môi trường làm việc tốt, giúp họ thoải mái, không ảnh hưởng sức khỏe luôn là yếu tố níu chân họ ở lại làm việc dài lâu với công ty. Vấn đề đảm bảo môi trường làm việc cho nhân viên cũng được quy định rõ ràng trong Luật Lao động vì thế những nhà tuyển dụng luôn phải nắm rõ những điều này. 

Cung cấp một môi trường làm việc tốt sẽ giúp lao động cảm thấy được quan tâm, yên tâm làm việc, cống hiến cho công ty. Phòng hành chính nhân sự sẽ cần đảm bảo nơi làm việc cho người lao động an toàn và người lao động được bảo vệ những quyền lợi hợp pháp nhất.

Đảm bảo lợi ích cho nhân viên trong công ty

Phòng hành chính nhân sự còn có chức năng thiết yếu đó là điều hành chiến lược bồi thường và lợi ích cho doanh nghiệp. Những doanh nghiệp có thể đáp ứng những chiến lược này sẽ có khả năng thu hút được ứng viên tài năng giúp ích cho công việc. Lợi ích cho nhân viên sẽ bao gồm tất cả các yếu tố như: Đàm phán chi phí của những kế hoạch lợi ích cho đến việc giúp nhân viên có thể hiểu rõ các yếu tố về quyền lợi như Tư vấn bảo hiểm y tế, thị lực, nha khoa,…

Hơn nữa, quản lý lợi ích cho nhân viên còn bao gồm cả việc tư vấn cho nhân viên làm sao bảo vệ thu nhập, lập kế hoạch tiết kiệm chi phí,….Để có thể làm tốt cả chức năng lợi ích và bồi thường thì đòi hỏi phải có những người quản lý nhân sự chuyên nghiệp, tài năng.

Đảm bảo các nguyên tắc và quyền lợi giữa nhân viên và “ông chủ”

Một bộ máy hành chính nhân sự hợp lý sẽ giúp đảm bảo được nguyên tắc và quyền lợi giữa người lao động và người sử dụng lao động. Những công việc mà phòng hành chính nhân sự cần đảm bảo đó là: Điều tra các đơn khiếu nại của nhân viên, xác định các bất cập ở nơi làm việc, khen thưởng nhân viên xuất sắc, người tốt việc tốt, đảm bảo tuân thủ tốt những nội quy chung cùng các quy định của pháp luật.

So với các bộ phận khác thì bộ phận hành chính nhân sự thường liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, lợi ích, bồi thường,… Tất cả những gì mà nhân viên quan tâm thì bộ phận nhân sự đều sẽ quan tâm và hỗ trợ tận tình. Các mối quan hệ giữa người lao động và người lao động; Mối quan hệ giữa người lao động và “ông chủ”. Tất cả đều cần có sự quan tâm của bộ phận hành chính nhân sự để có thể giúp hài hòa các mối quan hệ nhằm mang đến lợi ích cho doanh nghiệp.

Tuân thủ luật lao động

Thêm một chức năng quan trọng nữa của phòng hành chính nhân sự đó chính là đảm bảo tuân thủ luật lao động. Việc không tuân thủ theo các yêu cầu, luật lao động rất có thể dẫn đến những tranh chấp, khiếu nại không đáng có ở nơi làm việc. Chẳng hạn như điều kiện làm việc không an toàn, lương thưởng, chế độ, quyền lợi không công bằng có thể dẫn đến những khiếu nại. Gây ra xung đột, mất đoàn kết, gây ra tâm lý chán nản. Điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất làm việc và khiến lợi nhuận của công ty bị giảm sút.

Đào tạo và phát triển nhân lực

Bộ phận hành chính nhân sự sẽ chịu trách nhiệm hỗ trợ cung cấp những công cụ hỗ trợ cho người lao động trong quá trình làm việc. Nhằm giúp tăng năng suất, lợi nhuận cho công ty. Đặc biệt là những nhân sự mới cần phải được đào tạo, định hướng công việc cụ thể, đáp ứng được yêu cầu công việc cũng như hòa nhập với văn hóa công ty. 

Vấn đề đào tạo và phát triển nhân lực là nhiệm vụ cực kỳ quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự. Để thiết lập tốt mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và nhân viên thì chuẩn bị cho người lao động mới tuyển dụng các hoạt động, công việc phù hợp là điều cần thiết. Nhân viên sẽ được đào tạo phát triển kỹ năng, thích ứng nhanh với văn hóa doanh nghiệp, biết cách phối hợp làm việc nhóm tốt,…Đây là những điều mà bộ phận hành chính nhân sự đang hướng đến.

Hy vọng những thông tin chia sẻ ở trên về sơ đồ phòng nhân sự và chức năng của phòng hành chính nhân sự đã giúp ích cho các bạn. 

Bài viết liên quan