Bật mí bí quyết đàm phán giúp nắm chắc thành công

Đàm phán là một kỹ năng cực kỳ cần thiết trong quá trình làm việc cũng như gặp gỡ khách hàng. Vậy đàm phán là gì? Làm thế nào để đàm phán hiệu quả? Mời bạn cùng tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây.

đàm phán là gì
Làm thế nào để đàm phán hiệu quả

1. Đàm phán là gì?

Đàm phán được biết đến là một quá trình mà hai hay nhiều bên sẽ tiến hành trao đổi, thảo luận để đạt được những thỏa thuận khi có những mâu thuẫn hay các mối quan tâm chung cần phải giải quyết. Chúng ta có thể dễ dàng thấy đàm phán xuất hiện trong cuộc sống hàng ngày chứ không chỉ xảy ra giữa các lãnh đạo cấp cao, giám đốc công ty,…Chỉ cần đến chợ bạn sẽ thấy các cuộc đàm phán, trả giá, thương lượng mức giá khi mua đồ ăn, thức uống,…Sự khác biệt của những cuộc đàm phán chính là ở mức độ và quy mô mà thôi.

2. Những hình thức đàm phán

Hoạt động đàm phán ngày càng thể hiện được tầm quan trọng trong đời sống, công việc. Việc tìm hiểu về hình thức của hoạt động đàm phán cũng giúp ích cho chúng ta khi vận dụng thực tế.  Hoạt động đàm phán sẽ bao gồm đàm phán thông qua điện thoại, gặp mặt trực tiếp đàm phán và đàm phán qua văn bản. Mỗi hình thức đàm phán đều sẽ được vận dụng trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần phải nắm rõ các hình thức đàm phán và sử dụng sao cho đúng nơi, đúng lúc và đúng cách để đạt được hiệu quả thương lượng tốt nhất.

đàm phán
Các hình thức đàm phán hiện nay

2.1 Đàm phán bằng văn bản

Khái niệm đàm phán bằng văn bản là một hình thức được sử dụng thông dụng trong hoạt động kinh doanh. Khi chào hàng, đổi giá, chấp nhận, xác nhận thì thường sử dụng cách đàm phán bằng văn bản.

  • Chào hàng: Hoạt động chào hàng sẽ gồm chào hàng cố định và chào hàng tự do. Trong khi chào hàng cố định bị ràng buộc theo những quy định thì người chào hàng tự do lại thoải mái, chủ động với công việc chào hàng của bản thân.
  • Đổi giá: Khi một bên từ chối lời đề nghị của bên còn lại và họ đưa ra lời đề nghị mới thì hoạt động đổi giá được diễn ra.  Lời đề nghị đổi giá sẽ là một lời chào hàng mời khiến việc chào hàng cũ không còn hiệu lực. Hai bên muốn tiếp tục hợp tác thì phải tiến hành đàm phán để đưa ra mức giá hợp lý nhất.
  • Chấp nhận: Cần phải đảm bảo 4 yếu tố để việc chấp nhận có hiệu lực. Đó là chấp nhận khi lời chào hàng vẫn có hiệu lực; chấp nhận hoàn toàn và vô điều kiện; Chấp nhận do người được chào hàng chấp nhận; Chấp nhận khi được truyền đạt thông tin tới trực tiếp người chào hàng.
  • Xác nhận: Ở phiên đàm phán, thỏa thuận cuối cùng giữa các bên thì hoạt động xác nhận sẽ nhằm khẳng định tất cả những thỏa thuận, đảm bảo sự chắc chắn và phân biệt với các nội dung đã đàm phán ban đầu.

2.2 Đàm phán thông qua gặp mặt

Trong kỹ năng đàm phán thì gặp mặt trực tiếp cũng là một nội dung quan trọng. Việc gặp mặt để đàm phán, thương thảo các vấn đề kinh doanh cũng cần phải tuân thủ các quy trình, hành động nhất định. Đây là những điều cần thiết để giúp cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi hơn.

  • Bắt tay: Đây là hoạt động cần thiết khi gặp gỡ ban đầu và lúc chia tay ra về. Hay khi thương thảo thành công bắt tay để chúc mừng sự hợp tác của hai bên,…
  • Trao đổi danh thiếp: Chúng ta cần chú ý khi trao đổi danh thiếp cho nhau. Tuyệt đối không được cầm cả hộp danh thiếp và phân phát từng người. Cần phải trao danh thiếp với thái độ lịch sự bằng hai tay, nên đưa mặt có chữ lên trên; Vừa đưa vừa giới thiệu họ tên của mình và trao danh thiếp cho tất cả những ai có mặt ở buổi đàm phán. Khi nhận danh thiếp cũng nên thể hiện thái độ trân trọng, nhận bằng hai tay và nhớ tên, chức vụ của họ trước khi cất đi.
  • Đối với những người phụ nữ có trong cuộc đàm phán thì bạn cần thể hiện sự tôn trọng, quan tâm, săn sóc họ. Đây là một kỹ năng cần thiết để giúp cuộc đàm phán được suôn sẻ hơn.
  • Gửi lời hỏi thăm đối tác: Bạn nên báo trước nếu muốn gửi lời thăm hỏi đối tác. Nếu muốn tặng hoa thì nên tặng tận tay đối tác. Còn nếu là quà thì nên để chúng trên bàn. Nhớ chú ý đến đúng giờ và ra về đúng lúc.
  • Trong cuộc đàm phán khi ngồi tiếp chuyện với đối tác thì không nên nhìn ngang, liếc dọc, không được rung đùi. Nếu trong phòng khách có bố trí các loại ghế nệm dài thì chủ nhà sẽ ngồi bên trái còn khách sẽ nên ngồi bên phải. Tiếp theo, sẽ dựa vào tuổi tác, cấp bậc để ngồi để sắp xếp các vị trí ngồi còn lại.

2.3 Đàm phán qua điện thoại

Việc đầu tiên khi đàm phán qua điện thoại đó là chào hỏi đối phương và tự giới thiệu về bản thân và lý do của cuộc gọi. Còn nếu bạn là người nhận cuộc gọi thì nên thể hiện rằng bản thân sẵn sàng nghe điện thoại. Khi phải giữ máy thì bạn nên thể hiện thiện chí chú ý lắng nghe đối phương nói và chủ động hỏi đối phương rằng bạn có thể chủ động gọi ngược lại được hay không khi có việc cần phải giữ máy quá lâu. Trong cuộc đàm phán khi nghe điện thoại thì bạn cũng nên sẵn sàng tinh thần ghi chép. Việc kết thúc cuộc nói chuyện thì nên để cho người gọi chủ động.

3. Những nguyên tắc cơ bản của kỹ năng đàm phán

Đàm phán trong kinh doanh là một kỹ năng quan trọng và không phải ai cũng làm tốt. Để đảm bảo việc đàm phán thì mỗi người làm kinh doanh luôn phải chủ động tìm tòi, học hỏi, rèn luyện kỹ năng. Đồng thời cũng phải tuân thủ những nguyên tắc nhất định để giúp các cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi.

kĩ năng đàm phán
Những nguyên tắc cần biết khi đàm phán
  • Đàm phán phải là hoạt động tự nguyện
  • Sự thỏa thuận giữa các bên là mục đích chính của cuộc đàm phán.
  • Luôn có một bên muốn thay đổi tình thế ở hiện tại trong cuộc đàm phán và họ tin kế hoạch sẽ thành công.
  • Không phải tất cả các cuộc đàm phán đều kết thúc bằng việc ký kết thỏa thuận.
  • Đôi khi việc không đạt được thỏa thuận như mong muốn cũng chính là kết quả tốt.
  • Tiến trình, kết quả của cuộc đàm phán thường bị ảnh hưởng bởi thời gian.
  • Không nên để cuộc đàm phán đi vào thế bị phá vỡ hoàn toàn.
  • Tiến trình đàm phán có thể bị ảnh hưởng bởi những người đàm phán của các bên tham gia đàm phán.
  • Tình hình của cả hai bên trong thời điểm hiện tại có thể được cải thiện tốt nhờ kết quả đàm phán mỹ mãn.

4. Cách đàm phán thành công

Đàm phán cũng là một nghệ thuật và người đàm phán cũng là một “nghệ sĩ”. Những người thực sự tài năng mới có thể giúp các cuộc đàm phán diễn ra tốt đẹp, thỏa thuận đạt được như mong đợi. Nghệ thuật đàm phán đòi hỏi mỗi người luôn phải chủ động rèn luyện, nâng cao kỹ năng và biết cách nắm bắt được tâm lý đối phương. Dưới đây là một số cách giúp bạn đàm phán thành công:

khái niệm đàm phán
Cách để đàm phán thành công dễ dàng

4.1 Biết cách tạo ấn tượng ban đầu tốt

Việc tạo ấn tượng tốt cho đối tác sẽ giúp không khí cuộc đàm phán dễ chịu hơn. Bạn có thể thể hiện thái độ cử chỉ hài hước vui vẻ, sự quan tâm, tôn trọng trong các câu nói cá nhân. Tuyệt đối không được bắt đầu cuộc đàm phán với sự đối đầu, yêu cầu, đòi hỏi. Ấn tượng ban đầu rất quan trọng và nếu bạn làm không tốt thì cũng không có cơ hội thứ hai để làm lại. Những người tạo được ấn tượng tốt với đối tác ngay từ đầu sẽ giúp cuộc đàm phán diễn ra suôn sẻ hơn.

4.2 Trong cuộc đàm phán chú ý cử chỉ, thái độ, động tác cơ thể

Trong cuộc đàm phán bên cạnh giọng nói, cách ngắt nghỉ, giọng điệu, nhấn nhá thì cử chỉ, ngôn ngữ cơ thể, thái độ cũng rất quan trọng và tác động không nhỏ đến kết quả cuộc đàm phán. Bạn sẽ nhanh chóng có được thiện cảm từ đối tác tham gia cuộc đàm phán với thái độ cởi mở, vui vẻ, nét mắt hồ hởi, nhiệt tình.

4.3 Xác định mục tiêu đàm phán rõ ràng

Trước các cuộc đàm phán thì chúng ta cần phải cố gắng đề ra những mục tiêu một cách rõ ràng, chia ra từng mục để dễ dàng thực hiện. Khi đã xác định được mục tiêu thì trong suốt quá trình đàm phán bạn cần phải bám sát các mục tiêu. Những người hiểu rõ bản thân mong muốn gì và cố gắng hết sức sẽ luôn đạt được kết quả như mong đợi. Đàm phán thành công không có chỗ cho những kẻ mơ hồ, lười biếng.

kỹ năng đàm phán
Có mục tiêu đàm phán cụ thể

4.4 Người đàm phán giỏi là người biết lắng nghe giỏi

Trong cuộc đàm phán những người biết lắng nghe, chắt lọc thông tin sẽ luôn hiểu rõ được đối tác của mình cần gì, mong muốn những gì. Bạn phải phân biệt được tâm trạng, thái độ của đối tác là hưng phấn, vui vẻ hay bốc đồng, ức chế, bực bội,…Từ đó có thể nhanh chóng nắm bắt được tâm lý, thái độ và biết cách phản ứng phù hợp với đối tác. Nhờ vậy giúp các cuộc đàm phán diễn ra thành công.

4.5 Sử dụng ngôn từ linh hoạt và biết cách trình bày khéo léo

Trong cuộc đàm phán bạn phải biết cách trình bày và sử dụng ngôn từ khéo léo, linh hoạt hoàn cảnh. Bạn nên nói về những điều cơ bản nhất và khẳng định rằng bản thân cũng đang nghĩ như đối tác. Nếu như bạn có ý kiến khác với đối tác thì không nên nói thẳng bởi sẽ gây ra hiểu lầm. Mà có thể khéo léo thêm vào và thể hiện thiện chí muốn cùng đối tác xem xét vấn đề này để cùng đưa ra thỏa thuận tốt nhất cho các bên.

Trên đây là bài viết giúp bạn trả lời câu hỏi kỹ năng đàm phán là gì? Hy vọng bài viết sẽ mang đến những thông tin hữu ích cho bạn. Cảm ơn bạn đã dành thời gian cho bài viết!