Quy trình hoạch định nhân sự của công ty – Nhân Lực Việt

Với các doanh nghiệp thì vấn đề quản lý nguồn nhân lực luôn được chú trọng. Nhất là trong bối cảnh khủng hoảng tài chính như hiện nay thì các doanh nghiệp phải biết cách quản lý nguồn nhân lực của mình một cách hiệu quả để có thể tồn tại và phát triển. Nền tảng của hoạch định nhân lực sẽ đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị nhân lực. Trong bài viết này chúng tôi sẽ làm rõ các thông tin liên quan đến vấn đề hoạch định nguồn nhân lực. 

Hoạch định nhân sự công ty là gì

Hoạch định nhân sự được hiểu là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nhân lực thực tế của công ty từ đó đưa ra những chính sách, các hoạt động, chương trình nhằm đảm bảo tổ chức có được những nhân lực chất lượng, có kỹ năng và phẩm chất phù hợp với công việc và mang lại hiệu quả cao.  

Vai trò của hoạch định nhân sự trong công ty

– Công tác hoạch định nhân sự sẽ giúp liên kết gắn bó tổ chức và nguồn nhân lực lại với nhau.

– Hoạch định nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp nhận thấy rõ được nhu cầu nguồn nhân lực với hoạt động kinh doanh từ đó sắp xếp đúng đúng người đúng việc vào đúng thời điểm để có thể đảm bảo hoạt động kinh doanh cũng như linh hoạt ứng phó với mọi thay đổi trên thị trường. 

– Việc hoạch định nhân sự bài bản sẽ giúp doanh nghiệp luôn ở trong trạng thái chủ động, đảm bảo gắn kết những hoạt động quản trị nhân lực lại với nhau liên kết giữa tuyển dụng, trả lương, đào tạo,…

– Khi hoạch định nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp dự tính được hiệu quả kinh tế của việc đầu tư.  

– Thông qua việc hoạch định nhân sự sẽ giúp đưa ra chính sách tương ứng với việc tăng giảm chi phí và tăng giảm nguồn lợi nhuận cho công ty.

– Nhờ hoạch định nhân sự mà doanh nghiệp có thể dễ dàng biết được những khó khăn từ đó biết được tình trạng hiện tại, tìm ra biện pháp khắc phục khó khăn. Đồng thời lên kế hoạch cho tương lai.

Quy trình hoạch định nhân sự công ty

Quy trình hoạch định nhân sự của công ty

Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực

Dự báo nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng trong việc hoạch định nhân sự của công ty. Phân tích môi trường và các yếu tố ảnh hưởng từ đó sẽ hiểu được nhu cầu nguồn nhân lực. 

– Những yếu tố môi trường và bên ngoài

Các yếu tố như dân số, khung cảnh kinh tế, lực lượng lao động, đối thủ cạnh tranh, văn hóa, xã hội, chính quyền và đoàn thể,…Công ty sau khi phân tích những yếu tố này sẽ đề ra các mục tiêu, chiến lược cũng như chính sách về nhân lực cho toàn doanh nghiệp. 

– Môi trường bên trong

Môi trường bên trong sẽ bao gồm chiến lược, chính sách, sứ mạng, văn hóa công ty, mục đích của công ty, cổ đông và công đoàn.  Để xác định loại lao động với cơ cấu trình độ lành nghề phù hợp thì công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực cần xem xét thật kỹ mức độ phức tạp của sản phẩm. Việc dự báo về sản phẩm sẽ ảnh hưởng đến nhu cầu về nguồn nhân lực.

Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Việc phân tích thực trạng quản trị nguồn nhân lực sẽ giúp xác định được những thuận lợi, khó khăn, điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp. Quản trị nguồn nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp có thể quản lý có hệ thống và thuận lợi hơn. Việc phân tích sẽ dựa vào mức cung nội bộ, xác định những quá trình phát triển dự kiến, xác định nhu cầu tương lai về công việc, năng lực và nguồn nhân lực, xác định nhu cầu tương lai về công việc, năng lực và nguồn nhân lực; Phân tích sự chênh lệch giữa nhu cầu và nguồn lực tương lai.

Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực

Doanh nghiệp sẽ dựa vào các cơ sở phân tích về nhu cầu nhân lực trong kế hoạch dài hạn và nguồn nhân lực sản có. Từ đó, sẽ đưa ra kế hoạch, chương trình cùng các chính sách giúp công ty có thể nhanh chóng điều chỉnh, thích nghi với các yêu cầu mới.

Lập kế hoạch thực hiện

Lập kế hoạch thực hiện sẽ là một trong những phương tiện đơn giản để có thể dự báo chính xác diễn biến về nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Từ đó, những người làm quản lý nhân sự sẽ ước tính số lượng nhân sự trong tương lai và cả sự thay đổi như thuyên chuyển, thăng tiến hay nghỉ hưu. Công cụ được nhiều nhà quản lý nhân sự sử dụng đó là ma trận chuyển tiếp. Đây có thể hiểu là bảng biểu diễn tỷ lệ nhân công ở hai giai đoạn hiện tại và tương lai của công việc.

Tức là dự đoán số người nghỉ hưu, người ra đi, số thăng tiến do được đề bạt hay đi học. Với cách tính toán đơn giản dưới đây doanh nghiệp sẽ biết được chắc chắn về số lượng lao động trong năm của họ như: 

Số lao động năm sau theo mỗi loại = Số lao động của loại đó năm trước + Số được thăng tiến – Số ra đi, số thăng tiến hay về nghỉ hưu của mỗi loại

– Xây dựng chính sách nhằm giảm thiểu, loại bỏ những chênh lệch dự kiến

Đây là giai đoạn cuối cùng và cũng là hoạt động quản lý dự báo đối với năng lực, công việc và nguồn nhân lực. Việc xây dựng chính sách hoạch định nhân sự sẽ góp phần không nhỏ trong định hướng nguồn nhân lực cho tương lai và quản lý những biến động sẽ xảy đến một cách tốt nhất và đưa ra những điều chỉnh cụ thể. Trong quản lý dự báo thì đây là giai đoạn quan trọng nhất. Thực tế điều này không hề đơn giản nhất là trong một số cơ quan nhà nước.

– Lập sơ đồ thay thế nhân lực

Sơ đồ thay thế chỉ ra một cách cụ thể những nhân viên có thể thực hiện những công việc mà được dự báo là cần phải thay thế hay thiếu người. Dựa trên kết quả phân tích công việc hiện tại thì có thể phát hiện được những nhân viên này. Đồng thời từ các thông tin đáng tin cậy từ nguyện vọng của nhân viên hay phân tích dữ liệu nguồn nhân lực hiện tại mà có cơ sở đánh giá nhân viên hàng năm.

– So sánh giữa cung – cầu nhân lực và các khả năng điều chỉnh

Các doanh nghiệp sẽ cần phải so sánh các ước lượng về cung và cầu lao động. Doanh nghiệp sẽ thiếu nhân công nếu nhu cầu dự báo vượt quá khả năng cung cấp thực tế và ngược lại doanh nghiệp sẽ thừa nhân công nếu nguồn cung cấp lớn hơn nhu cầu dự báo.

Tóm lại, doanh nghiệp sẽ dựa vào 4 điều chỉnh dưới đây:

– Điều chỉnh số lượng lao động của doanh nghiệp: Có thêm nhiều hình thức tuyển dụng mới như cho nghỉ hưu, tuyển theo mùa, cho nghỉ hưu, cho thôi việc (sa thải), đặt gia công bên ngoài, huy động làm thêm giờ hay giảm số giờ làm việc.

– Để điều chỉnh chất lượng lao động của doanh nghiệp: tuyển dụng thêm các nhân viên có trình độ khoa học hiện đại, có trình độ quản lý cao (mà doanh nghiệp thiếu), tiến hành đào tạo lại, đào tạo bổ sung hoặc đề bạt cán bộ và có kế hoạch bồi dưỡng. 

– Điều chỉnh về chất lượng người lao động: có sự hiểu biết; có hiểu biết và biết làm;.

– Điều chỉnh về cơ cấu tổ chức: khi cần thiết phải tổ chức lại bộ máy quản lý hay khi có sự biến động lớn, doanh nghiệp phải nghiên cứu và thiết kế lại tổ chức.

Đánh giá việc thực hiện kế hoạch

Việc đánh giá thực hiện kế hoạch sẽ ướng dẫn các hoạt động, định hướng nhân lực hay xác định những sai lệch giữa thực hiện và kế hoạch, nguyên nhân dẫn đến những sai lệch này. Từ đó, đề ra các biện pháp hoàn thiện.

Nhờ những đánh giá định lượng có tính khách quan mà doanh nghiệp có thể biết được rõ ràng hơn những sai lệch giữa kế hoạch và thực hiện: năng suất lao động; số lượng và chất lượng nhân viên; tỷ lệ thuyên chuyển nhân viên, nhất là những nhân viên mới tuyển; sự hài lòng của nhân viên đối với công việc, chi tuyển dụng đối với một số nhân viên,…

Hy vọng những chia sẻ ở trên về hoạch định nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn tầm quan trọng của việc này. Từ đó biết cách hoạch định nhân sự hợp lý, giúp ích cho vấn đề quản lý nguồn nhân sự hiệu quả. Những người làm công tác quản lý nhân sự cũng cần tìm hiểu kỹ hơn về hoạch định nhân sự để có thể giúp ích cho việc sắp xếp, định hướng nhân sự chất lượng cho công ty trong tương lai. Mang lại lợi ích, lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.

Bài viết liên quan