Bộ hồ sơ nhận sự của công ty chuẩn theo luật gồm những gì?

Nhân sự là một trong những lực lượng chính góp phần tạo nên công ty và đưa công ty phát triển. Chính vì thế mà các công ty luôn chú trọng vào vấn đề nhân sự. Chọn lọc nhân sự một cách kỹ lưỡng để đảm bảo có được những nhân sự chất lượng đáp ứng yêu cầu của công ty. Trong đó, những vấn đề liên quan đến hồ sơ nhân sự của công ty là vấn đề quan trọng cần được chú tâm. Dưới đây là tất tần tật những thông tin về hồ sơ nhân sự mà bạn nên biết. 

Hồ sơ nhân sự của công ty gồm những gì?

hồ sơ nhân sự của công ty
Những bộ hồ sơ nhân sự cần phải gắn liền với hồ sơ lương

Hồ sơ nhân viên chúng ta có thể hiểu đó là nơi lưu trữ toàn bộ những thông tin quan trọng về nhân sự. Từ sơ yếu lý lịch, lương thưởng, bảo hiểm, lịch sử công tác, thông tin nghỉ phép của cán bộ, nhân viên,…Tất cả những thông tin này đóng vai trò quan trọng đối với công tác quản lý hành chính nhân sự. Các thông tin này cần phải đảm bảo tính chính xác, tỉ mỉ, kỹ lưỡng và hồ sơ của công ty còn là yếu tố để chấm công, tính toán các khoản lương, thưởng. 

Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự

Nguyên tắc khi lưu trữ hồ sơ nhân sự

Đối với các doanh nghiệp thì hồ sơ nhân sự giữ vai trò cực kỳ quan trọng. Những người làm công tác hành chính nhân sự luôn phải nắm rõ toàn bộ các thông tin liên quan đến việc lưu trữ hồ sơ nhân sự. Vậy thực tế nguyên tắc cần đảm bảo khi lưu trữ hồ sơ nhân sự là gì?

Có thể nói khi các doanh nghiệp trình lên cơ quan thuế thì những bộ hồ sơ nhân sự cần phải gắn liền với hồ sơ lương. Vì các bộ hồ sơ nhân sự của công ty sẽ lưu trữ cẩn thận để khi nào có thanh tra của cơ quan thuế đến kiểm tra quyết toán thì doanh nghiệp có thể nhanh chóng trình ra.  

Doanh nghiệp sẽ lưu trữ các bộ hồ sơ nhân sự về toàn bộ quá trình làm việc của người lao động và đảm bảo cho người lao động được hưởng những quyền lợi xứng đáng nhất. Như vậy có thể thấy hồ sơ nhân sự thực sự quan trọng và cần được bảo quản kỹ lưỡng. Phòng hành chính nhân sự của các công ty luôn phải nắm rõ tất cả các thông tin, yêu cầu về hồ sơ nhân sự. Nhất là quá trình lưu trữ hồ sơ nhân sự. 

Những thông tin cần thiết trong quá trình lưu trữ hồ sơ nhân sự công ty

Hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp sẽ lưu trữ toàn bộ các thông tin cần thiết liên quan đến vấn đề nhân sự. Mỗi doanh nghiệp sẽ tùy vào quy chế của mình để có sự điều chỉnh khi lưu trữ hồ sơ nhân sự và không phải doanh nghiệp nào cũng có hình thức lưu trữ giống nhau. 

mẫu hồ sơ nhân sự
Những thông tin cần thiết của hồ sơ nhân sự

Trong bộ hồ sơ nhân viên của công ty sẽ bao gồm những thông tin sau: Quy chế lao động, loại lao động, hợp đồng lao động, hình thức trả lương;Thông tin cá nhân, sơ yếu lý lịch của người lao động; Thông tin về quá trình làm việc, công tác như ngày công, ngày nghỉ ốm đau, ngày đi muộn,…quy định thưởng phạt với người lao động; Thông tin về số lần kỷ luật của cán bộ nhân viên, cùng các chế độ phúc lợi mà nhân viên được nhận; Thông tin liên quan đến chấm dứt hợp đồng lao động của chủ lao động và người lao động.

Với mục đích sử dụng cho những đợt thanh tra, kiểm tra quyết toán của các cơ quan chuyên ngành, cơ quan thuế thì hồ sơ nhân sự được lưu trữ rất bài bản.

Bộ hồ sơ lao động đối với nhân viên học việc, thử việc

Nhân viên học việc, thử việc ở bất cứ một công ty nào cũng cũng đều sẽ có bộ hồ sơ nhân sự lưu trữ riêng. Vậy hồ sơ nhân sự của công ty đối với nhân viên học việc, thử việc sẽ bao gồm những gì? Bộ hồ sơ nhân sự của đối tượng nhân viên chưa chính thức này thì hồ sơ sẽ bao gồm những thông tin dưới đây. 

Hồ sơ xin việc sẽ bao gồm đầy đủ các giấy cùng bản photo có công chứng như: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, chứng minh thư công chứng, bằng cấp photo công chứng, biên bản đánh giá chính thức hoặc dừng công việc trước đó,…

Với những lao động là người nước ngoài thì bên cạnh những giấy tờ nêu trên thì đối tượng lao động này cần phải có giấy phép lao động (Work Permit) tại Việt Nam và thêm visa lưu trú còn thời hạn. Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng lao động nhỏ tuổi từ 15 – 18 tuổi thì cần phải có bản đồng ý giao kết lao động hợp lệ.

Hồ sơ nhân sự
Mẫu hồ sơ nhân sự cho học việc, thử việc

Còn trong trường hợp doanh nghiệp muốn sử dụng lao động trẻ em dưới 15 tuổi thì cần: Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân của người đại diện pháp luật của người dưới 15 tuổi. Đồng thời, người lao động dưới 15 tuổi cùng cần có văn bản đồng ý cho đại diện theo pháp luật của bản thân giao kết hợp đồng lao động. 

Mẫu hồ sơ nhân sự đối với nhân viên chính thức

Hồ sơ nhân sự của nhân viên chính thức thì sẽ được lưu trữ bổ sung vào hồ sơ trong quá trình thử việc, học việc. Hồ sơ này bao gồm tất cả những tài liệu, hồ sơ phát sinh trong quá trình lao động làm việc như: 

– Hợp đồng lao động chính thức được công ty tự soạn hay theo mẫu hợp đồng xanh. Mức lương ở hợp đồng chính là mức lương mà doanh nghiệp đóng bảo hiểm cho người lao động. 

– Nếu trả lương cao hơn so với mức đóng bảo hiểm thì cần có phụ lục hợp đồng.

– Doanh nghiệp sẽ có những quyết định nội bộ trong quá trình nhân viên làm việc như quyết định thăng cấp, tăng lương, bổ nhiệm,…

– Trong hồ sơ sẽ có giấy tờ phát sinh. Đây là những văn bản mà trong các thủ tục giữa cơ người lao động và cơ quan nhà nước có phát sinh văn bản có chữ ký người lao động thì cần phải có 2 bản và lưu tại hồ sơ của người lao động này tại doanh nghiệp.

hồ sơ nhân sự gồm những gì
Hồ sơ nhân sự của nhân viên chính thức

Không chỉ vậy, doanh nghiệp cũng cần có hồ sơ liên quan đến người lao động về kế toán, thuế như: 

– Quy chế lương, quyết định lương, quyết định tăng lương. 

– Các chứng từ thanh toán lương, bảng lương cùng file excel tổng hợp từng năm về tổng thuế, tổng thu nhập đã nộp.

– Biên lai khấu trừ thuế cho người lao động không ký hợp đồng, lao động nghỉ việc giữa năm. 

– Thẻ lương nhân viên có chữ ký người nhận và biên lai, giấy tờ chuyển lương qua ngân hàng. 

– Bản sao công chứng hộ visa, chiếu của các cá nhân người nước ngoài.

– Người lao động ủy quyết toán thuế ở doanh nghiệp. Cùng nhiều giấy tờ liên quan. 

Với những thông tin chia sẻ ở trên hy vọng đã các bạn hiểu rõ hơn về hồ sơ nhân sự của công ty. Từ đó biết cách thực hiện hồ sơ đầy đủ, chính xác, đảm bảo được quyền lợi.