Cách viết email xin nghỉ phép đầy đủ và chuyên nghiệp nhất

Ngày nay, ở các cơ quan, công ty khi nhân viên muốn xin nghỉ phép thường viết email để gửi cho cấp trên. Một mẫu email xin nghỉ phép chuyên nghiệp, súc tích sẽ thay lời muốn nói của bạn đến cấp trên. Chắc chắn sếp sẽ đồng ý cho bạn nghỉ phép để nghỉ để giải quyết công việc gấp hay nghỉ dưỡng sức do ốm đau,…Để có thể thoải mái tinh thần khi bắt đầu quay lại làm việc. Những gợi ý về cách viết mail xin nghỉ phép dưới đây hy vọng sẽ giúp ích được các bạn.

cach viet mail xin nghi phep

Cách viết mail xin nghỉ phép theo quy định công ty

Thông thường ở các công ty sẽ có quy định về nghỉ phép. Điều này có trong sổ tay hướng dẫn cho nhân viên hoặc là tuân theo cách thức liên hệ ưu tiên của người quản lý. Ở một số công ty thì khi nhân viên muốn xin nghỉ thì thay vì gửi tin nhắn sẽ phải gửi email. Hoặc cũng có công ty yêu cầu nhân viên phải gọi trực tiếp với người quản lý và nên thông báo trước cho họ để có thể sắp xếp, điều chỉnh công việc phù hợp.

Một số doanh nghiệp thì khi nhân viên nghỉ bệnh kéo dài hơn ba ngày thì cần phải có giấy xác nhận từ bác sĩ. Mỗi công ty sẽ đưa ra quy định về xin nghỉ phép khác nhau. Nhân viên cần nắm rõ những yêu cầu đó và thực hiện đúng để đảm bảo được đúng quy trình, cũng như không ảnh hưởng đến công việc chung.

Nếu công ty có quy định về mẫu email xin nghỉ phép thì bạn cũng cần tìm hiểu các mẫu viết như thế nào, nội dung bao gồm những thông tin nào, cách thức trình bày,…Bạn cần phải viết email xin nghỉ phép đúng chuẩn, ngắn gọn, súc tích, đầy đủ thông tin và chuyên nghiệp.

Xin nghỉ sớm

Khi bạn có công việc đột xuất hay bị bệnh đột ngột phải đi cấp cứu,…Thì trong thời gian sớm nhất có thể bạn vẫn phải thông báo cho người quản lý. Bởi đây là trách nhiệm của bạn và cần phải thông báo tình trạng của bạn để họ có sắp xếp phù hợp giúp công việc không bị cản trở. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc của bạn cũng như giúp bạn yên tâm dưỡng bệnh hơn. Cách viết mail xin nghỉ phép này giúp đồng nghiệp và cấp trên cũng biết được bạn đang ở đâu và lý do vắng mặt.

mau email xin nghi phep

Những thông tin trong email

Trong một email xin nghỉ phép sẽ cần đảm bảo yếu tố ngắn gọn, súc tích. Nhưng cũng phải có đầy đủ những thông tin cần thiết như sau:

  • Lý do vì sao bạn xin nghỉ: Nên nêu rõ ràng, ngắn gọn và không quá sâu vào chi tiết. Chẳng hạn như bị bệnh thì nói rõ là bệnh gì, triệu chứng của bệnh ảnh hưởng đến việc bạn đi làm.
  • Thời gian nghỉ là bao lâu: Nếu bạn bị bệnh nhẹ như cảm lạnh, cúm thì sẽ nghỉ trong một đến hai ngày.Bạn hãy hỏi bác sĩ là mất bao lâu để bạn khôi phục lại nếu không chắc chắn khi nào khỏi bệnh.
  • Địa chỉ cụ thể để liên hệ với bạn: Bạn có thể hỏi sếp rằng mình có thể trả lời câu hỏi qua email hay không. Đồng thời đính kèm số điện thoại để họ có thể liên hệ với bạn trong trường hợp khẩn cấp. Còn nếu như bạn bị bệnh quá nặng hãy nói thật với sếp rằng không thể trả lời các email và trong suốt thời gian vắng mặt không thể liên lạc được.
  • Xác nhận rằng bạn sẽ làm việc trong thời gian xin nghỉ phép không. Điều này thường xảy ra nếu như bạn bị bệnh truyền nhiễm nhưng không quá nặng và muốn xin nghỉ ở nhà làm việc từ xa qua điện thoại. Còn nếu bệnh quá nặng thì bạn sẽ xác nhận với sếp là xin nghỉ để dưỡng bệnh. Đây là điều cần thiết để đảm bảo việc bạn nghỉ phép sẽ không ảnh hưởng đến công việc chung.
  • Nếu bạn xin nghỉ phép dài ngày vì bị bệnh và quy định của công ty cần phải có giấy xác nhận của bác sỹ, giấy chứng nhận y tế, toa thuốc,…Thì bạn hãy đề cập trong email là bản thân có thể cung cấp.
  • Bạn hãy đề cập tên người đề xuất sẽ tiếp nhận các dự án và các cuộc họp hiện tại của bạn khi bạn nghỉ phép. Như vậy, khi cần hỏi về công việc của bạn quản lý sẽ biết liên hệ với ai.
  • Kết thúc email xin nghỉ bệnh ngắn gọn, chuyên nghiệp và tên của bạn.
  • Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể gửi một phiên bản rút gọn của email này cho nhóm của bạn mà không cần bao gồm các chi tiết của căn bệnh cũng như giấy xác nhận của bác sĩ.

Các mẫu email xin nghỉ phép

Hiện nay, có rất nhiều cách viết mail xin nghỉ phép chuyên nghiệp, ngắn gọn và súc tích để các bạn có thể tham khảo. Từ đó soạn thảo cho mình mẫu email phù hợp dùng trong trường hợp xin nghỉ phép, nghỉ đột xuất. Dưới đây là một số mẫu email xin nghỉ phép phổ biến mà bạn có thể tham khảo.

email xin nghi phep

Mẫu 1: Thông báo cho đồng nghiệp của mình trong nhóm

Hi Team,

Xin lỗi, nhưng hôm nay tôi không thể làm việc được. Tôi bị bệnh (đau dạ dày, cúm/ cảm lạnh,…). Vì thế, tôi sẽ nghỉ làm ngày hôm nay. Nhưng tôi vẫn có thể (trả lời email/làm việc từ xa).”

Mẫu 2: Mẫu email xin nghỉ phép một ngày

“Xin chào (Tên của người quản lý),

Tôi viết email này để thông báo rằng hôm nay (Ngày..) tôi không thể đi làm, vì tôi đang bị bệnh…). Tôi vẫn sẵn sàng để trả lời các email nếu bạn cần hỗ trợ gấp, nhưng để đảm bảo mọi thứ vẫn theo đúng tiến độ thì (tên đồng nghiệp) sẽ giải quyết các công việc của tôi ngày hôm nay.

Mong anh/chị thông cảm,

(Tên của bạn)

Mẫu 3: Sử dụng trong trường hợp bệnh nặng yêu cầu sử dụng Đơn nghỉ phép

Mẫu email xin nghỉ phép này sẽ dùng khi bạn có giấy từ bác sĩ và bạn muốn sử dụng ngày phép của mình để bù đắp cho sự vắng mặt đó.

“Kính gửi (tên quản lý của bạn),

Tôi xin lỗi vì không thể làm việc vào hôm nay vì tôi cảm thấy không khỏe và bị (các triệu chứng đang gặp phải). Vào đêm qua, tôi đã phải cấp cứu và bác sĩ đã xác nhận rằng tôi đã bị bệnh…(chẩn đoán của bác sĩ).

Bác sĩ yêu cầu (nghỉ bệnh … ngày) vì tôi ( sẽ lây bệnh, cần nghỉ ngơi). Do đó, tôi có đề nghị (tên đồng nghiệp cộng tác) sẽ tiếp quản cuộc họp của tôi với (tên khách hàng) vào chiều nay. Khi tôi vắng mặt Họ cũng sẽ tiếp quả các công việc được giao của tôi. Nếu (anh/chị) cần gấp tôi có thể trả lời qua email. Trong email này tôi đã đính kèm giấy bác sĩ.

Tôi sẽ rất cảm kích nếu (anh/chị) có thể chuyển email này kèm với đính kèm đến phòng HR để họ có thể thực hiện thủ tục cho ngày nghỉ bệnh của tôi. Cảm ơn (anh/chị) đã giúp đỡ.

Trân trọng,

(Tên của bạn)”

Nhân Lực Việt mong rằng đã gợi ý được cho bạn cách viết mail xin nghỉ phép phù hợp với công ty của bạn nhất. Chúc các bạn thành công!